Рациональное преподнесение информации: принцип пирамиды Б. Минто

Существует ли универсальный и простой способ точного изложения информации, чтобы ее суть была ясна с самого начала? Можно ли совокупность проблем и задач увязать в логическую цепочку, после составления которой останется только действовать? Барбара Минто утверждает, что может помочь каждому в трудном деле составления деловой записки, доклада, письма, сообщения и любого другого личного или делового документа. Универсальность принципа пирамиды позволяет использовать такой метод для изложения практически любой информации.

Особенности человеческого мышления

Очень многие в своей практике сталкиваются с проблемой оформления деловой документации. Сложные конструкции, непонятные термины подчас мешают разобраться в проблеме. А между тем, существуют довольно простые принципы оформления любых бумаг.

Будучи консультантом в McKinsey&Company и работая с бумагами, Барбара Минто создала уникальный принцип построения информации в любом тексте. Ее курс прослушали около десяти тысяч сотрудников консалтинговых фирм и компаний разных стран. Книга состоит из четырех частей: в первой объясняется принцип пирамиды и методы его использования. Здесь же можно освоить ценную технику составления простых документов. Во второй части писательница рассказывает, как проверить эффективность и правильность построения своего сообщения. Третья - «Логика решения проблем» - описывает принципы анализа. В четвертой обсуждаются приемы применения принципа пирамиды в устных выступлениях. Остановимся на самых ценных выводах.

Каждый день люди сталкиваются с большим количеством информации, которую нужно преобразовать, трансформировать, упростить, не упустив главного. При оформлении докладов и отчетов миллионы управленцев, менеджеров и научных работников не могут понять, как выстроить связную и убедительную речь.

Оказывается, особенности человеческого мышления таковы, что лучше всего воспринимаются факты, оформленные в виде пирамиды. Как пишет Минто в своей книге: «Вообще вся информация, которая хранится в нашей голове, представляет собой сеть взаимосвязанных пирамид» [1]. Логические цепочки в таком документе выстраиваются в трех направлениях: в стороны, вверх и вниз.

Также Барбара Минто, исследовав особенности восприятия индивида, пришла к выводу, что человеческое мышление основано на образах. Поэтому при написании любого документа необходимо найти весомый, зримый, чувственный образ, от которого отталкиваться [1]. Можно удерживать в кратковременной памяти ограниченное число таких идей-образов – всего семь плюс-минус два. Значит, магическое число семь должно лежать в основе любой информации.

Именно это поможет сделать сообщение понятным и правильно воспринятым.

Стандартные способы передачи информации

Автор книги считает, что в начале любого текста должна стоять обобщающая категория, утверждение, как пирамидион, - главный камень во главе пирамиды. Вниз от него спускаются причинно-следственные цепочки связей.

Когда человек читает, он воспринимает факты «сверху вниз». Когда он сам пишет текст, то обобщает свои мысли «снизу-вверх», соединяя предложения в абзацы. Таковы стандартные способы передачи информации.

Итак, схема построения такова [1]:

• Чтобы лучше понять информацию, читатель непроизвольно разбивает ее на соподчиненные блоки, группируя идеи по принципу пирамиды.
• Любую группу идей понять легче, если она изначально структурирована таким образом.
• Следовательно, любой документ должен быть составлен в виде пирамиды идей.

Взаимосвязи и логические цепочки

Человек, который сталкивается более чем с четырьмя или пятью предметами, для их запоминания пытается разбить их на логические группы. Все интеллектуальные процессы базируются на обобщении. Поэтому можно считать, что информация, хранящаяся в голове, представляет собой огромную сеть взаимосвязанных пирамид, имеющих нечто общее. Этот спуск идей вниз должен быть основан на логике.

Нужно давать вначале главное утверждение, а от него выстраивать логическую цепочку. Необходимо лишь разложить весь хаос информации на понятные группы с обобщающим образом во главе. Идти от простого и главного к сложному и частному. На выработку этого навыка могут потребоваться годы. Барбара Минто приводит в качестве примера стандартный поход в супермаркет. Супружеская пара для похода в супермаркет составляет список, пользуясь принципом пирамиды.

Но как подать информацию? Лишь основываясь на системе понятий того, к кому обращена речь. Проще говоря, доклад должен быть передан в комфортной для собеседника форме и понятен ему. Нельзя использовать нарочито сложные и двусмысленные фразы – это повлечет за собой сложности в их восприятии.

Итак, суммируем факты [1]:

• Идеи любого уровня пирамиды должны обобщать идеи, сгруппированные ниже.
• Идеи каждой отдельной группы должны быть однотипными, то есть иметь нечто общее.
• Идеи каждой группы должны быть расположены в логической последовательности.

Подход Барбары Минто хорош своей универсальностью, простотой и логичностью. Использовав ее схемы и ознакомившись с пояснениями, вы не будете жалеть о потраченном времени. А доклады, выступления и письменная документация обретут долгожданную убедительность и красоту построения фактов и схем.

Список использованных источников:

1. Минто Б. Принцип пирамиды Минто. Золотые правила мышления. — М.: Манн, Иванов и Фербер, 2018. - 192 с.
2. Ameet Ranadive. The Pyramid Principle. - https://medium.com/lessons-from-mckinsey/the-pyramid-principle-f0885dd3c5c7
3. Официальный сайт автора - http://www.barbaraminto.com

Автор: Панферова Елена, учитель литературы

Редактор: Чекардина Елизавета Юрьевна

Купить в Литрес Купить в OZON Купить в Лабиринте